Ekip Nasıl Kurulur ?

ekipTopluma hizmet götüren bütün müesseselerde, iş hayatında verimli çalışan ekipler kurma ve bunları devam ettirebilme hayatî öneme sahiptir. Bu noktadan ekibe, doğru ve uygun insanları seçebilme, takım içinde ahenkli bir çalışma performansı sergileyebilme konularında bilgi edinme kaçınılmaz olmaktadır.

Toplumda, temelde iki farklı yapıda grup vardır. Bunlar, iş için belirli hedeflere ulaşmak gayesiyle oluşturulmuş gruplar ve ailelerdir. Aile grubunda fertler arası münasebetler ontolojik (tabiatından) iken, iş grubunda fonksiyoneldir. İş gruplarında liderler, liyâkatlerine, bilgi, beceri ve tecrübe kapasitelerine göre, ailede ise cinsiyete (genelde erkekler), yaşa ve soyun asaletine göre seçilir.

Bizim üzerinde durduğumuz, iş gruplarıdır. Belirli bir işi yapmak için biraraya gelerek heyetler kuran insan gruplarında şu özelliklerin bulunması gerekir:

1- Belirli isimle veya karakter tipleriyle tanınan kişilere sahip olmalıdır.

2- Fertlerde ekip şuuru gelişmiş olmalıdır; ben yok biz vardır. Her fert kendini daha çok bir grubun parçası olarak düşünmelidir. Bundan dolayı birlik ve hedefe ulaşma duyguları hakim olmalıdır. Fertler, kendilerini grup yapan özellikleriyle birbirleri arasında irtibat kurarlar. Farklılıklar değil ortak yönler ön planda tutulmalıdır.

3- Paylaşılmış ortak bir gaye ve hedefe ulaşma hissi, fertlerde hakim olmalıdır.

4- Fertlerde birbirlerine bağımlılık hissi gelişmiş olmalıdır.

5- Grupta, birlik içinde hareket etme kabiliyeti olmalı ve grup tek bir vücudun âzaları gibi senfoni halinde çalışmalıdır.

Bu iş grupları, büyük sayılara ulaştığında kurumlaşmaya yönelik organizasyonlar, enstitüler haline dönüşürler. Organizasyon kelimesi, organizma kelimesiyle çok yakından ilişkilidir. Fertlerin birbirlerine bağımlılığı, vücut organlarının birbirlerine olan bağımlılığı gibi olması gerekir.

İş gruplarında ortak vazifeler, ortak roller ve liderlik zamanla yerleşir. Herbir grubun tarihî geçmişi, grubun bugünkü davranışını etkiler. Bir grupta, grup kimliğinin ve şahsiyetinin gelişmesi zaman alacağından, ekibe giren fertlerin uzun bir zaman ekip içerisinde kendi benliklerini şekillendirmeleri gerekir.

Ekip içindeki ilişkiler başlangıçta, genç bir bitki kadar nazik iken, sonraları, olgun ağaçlar kadar sağlam ve güçlüdür. Bu yüzden, ekip kurmayı düşünen insanlar, başlangıçta herşeyi birlikte yapacaklar ve ekip büyüyüp olgunlaşıncaya kadar her fert, hiçbir fedakarlıktan kaçınmayacaktır.

Grup içinde birlik ve beraberliğin devamı; fertlerin birbirleriyle ne kadar az iletişim kazaları yaptıklarına ve haberleşmenin ne seviyede sağlıklı yapıldığına bağlıdır. Bunu belirleyebilmek için aşağıdaki soruların sorulup cevaplarının değerlendirilmesi gerekmektedir;

– Grubun üyeleri birbirlerinin sözlerini anlayabiliyor mu?

– Onlar fikirlerini ne kadar net ve açık şekilde birbirlerine aktarabiliyorlar?

– Birbirlerinin hissiyatlarını ve değer hükümlerini anlamaya mı, gözardı etmeye mi gayret ediyorlar?

-Heyet içinde bazı fertler son derece teknik ve ilmî konuşarak, diğerlerini hafife alma ve bilgiçlik taslama gibi durumlara sık sık giriyorlar mı?

– Ekibin fertleri, isteklerini açık şekilde sözlü ve yazılı olarak ifade edebiliyor mu?

Teşkil edilen ekiplerin birliğini, bütünlüğünü artırıcı bazı faktörler vardır. Bunlar kısaca aşağıda anlatılacaktır:

1- Fizikî olarak grup fertlerinin yakın olması: Kolay ulaşılabilir bir mekanda çalışmaları.

2- Yaş, ırk, sosyal statü, değer hükümleri; hayattan beklentileri, tutumları bakımından homojen olma seviyesine kadar yüksek ise, birliğin devamı o kadar artar.

3- Gruptaki fertlerin şahsiyet yapıları: Aynı işte çalışan kimselerin kişilikleri, birbirlerini tamamlayıcı ve bütünleyici olmalıdır.

4- Sağlıklı bir haberleşmenin tesisi ve haberleşme kazalarının en az seviyede tutulması: Bunun için de, fertler arasındaki mesafeye bağlı olarak, kurumun işletim ve yönetim şeması uygun şekilde düzenlenmelidir.

5- Ekibin Büyüklüğü: 12-15’i aşan sayılardan oluşan ekiplerde birlik ve beraberliği sağlamak giderek zorlaşır. Bu noktadan, kurulacak ekiplerin büyüklüğü 3 ila 10 arasında olmalıdır.

6- Çalışma Atmosferi: İşin yapıldığı atmosfer, hem kişinin moralini hem de iş verimini etkiler. Atmosfer kelimesi, teşkil edilen grubun belirli bir sosyal yapı içerisinde oluşan şartlarını ifade eder. Bu şartlar da sıcak, dostça, rahat, samimî, gayri resmî veya soğuk, resmî, sıkıcı olabilir. Ekip liderinin vazifesi, yapılacak işe veya kurumun hedefine uygun şekilde doğru atmosferi tesis etmek, yanlışsa düzeltmek olmalıdır.

İnsanlar söyledikleriyle, yaptıklarıyla, kişilikleriyle, bulunduğu ekibin veya organizasyonun atmosferini değiştirebilirler. Lider bu değişikliklere karşı uyanık ve hazır olmalıdır.

Her bir grup veya ekip, kendine ait standartlarını geliştirmek zorundadır. Diğer deyişle, her grubun kendine ait, kabul edilebilir, geçerli davranış desenleri olmalıdır. Bu standartlar elbiselere ve kullanılan lisana, ahlâkî değerlere, tutumlara ait olabilir.

GRUBUN YAPILAŞMASI VE ORGANİZASYONU:

Gruptaki İş Bölümü: Alt gruplar ve komiteler arası bağımlılığa, gruptaki kişilerin prestijine, tesir gücüne, yaşlılığına ve üyelerin ikna ediciliğine bağlı olarak gerçekleşir. Grubun faaliyet gösterdiği organizasyonun yapısı, grup içindeki rollerin hiyerarşisini düzenler. İş gruplarında yapılanma, işe, gayeye yönelik olarak gerçekleştirilmelidir.

İşin gerektirdiği durumlar göz önüne alınarak, yapı esnek olmalı ve her an değiştirilebilmelidir. Resmî ve resmî olmayan işletim sistemleri arasında zıtlaşma olmamalıdır. Bunu ortaya çıkarmak içinde aşağıdaki soruların cevapları aranmalıdır:

-Bulunduğunuz ekip içinde ne tür bir resmî yapı ve hiyerarşik düzenleme vardır?

-Resmî yapılaşmanın arkasında görünmez bir yapı ve onu kontrol edenler var mıdır?

-Mevcut çalışma sistemi, grup içindeki fertlerin tasdikiyle mi yoksa tepeden inme mi uygulanmaya konmuştur?

-Mevcut yönetim ve karar atma mekanizması, yapılacak işlere ve grubun hedeflerine uygun mudur?

Grup içinde verilen roller, genelde fertlerin sosyal pozisyonları ve statüsü ile belirlenir. Ekibin elemanlarına verilen rollerdeki belirsizlik, üyelerinde güvensizliğe, strese yol açar. Şahsiyetler hesaba katılmadan verilen roller, anlamsız olacağı gibi kendilerine uygun roller verilmeyen şahsiyetler de âtıl ve verimsiz kalacaklardır.

Her ekipte ihtiyaç duyulan şeyler, vazifelerin yerine getirilmesi; grubun devamlılığı ve fertlerin tatmin edilmesidir. Bu ihtiyaçların yerine getirilmesi de heyete ait üç temel özelliğin grubun lideri tarafından doğru şekilde oluşturulmasına ve birbirleriyle sağlıklı şekilde diyaloğuna bağlıdır. Grup liderinin dikkatle üzerinde durması gereken bu üç temel özellik (Vazifeyi başarma, Ekibi kurma ve devam ettirme, Ferdin olgunlaşması) aşağıda özetlenmiştir;

1-VAZİFE:

Gaye: Herkes kendi görevini net ve açık şekilde biliyor mu?

Mesuliyet: Herkes kendi sorumluluğunu yetkisi sınırları içinde biliyor mu?

Hedef: Ben takım liderimle hedefim konusunda anlaşmaya vardım mı?

Program: Hedefime ulaşmam için program ve plan yaptım mı?

Çalışma Şartları: Başarılı olmam için, bana tahsis edilen çalışma şartları uygun ve yeterli mi?

Kaynaklar: Neticeye ulaşabilmem için yetki, para gibi kaynaklar yeterince mevcut mu?

Otoriteler: Kişiler bağlı oldukları otoriteleri ve onun hiyerarşik sırasını biliyor mu?

Ön Eğitim: Başarılı olmam için herhangi bir ön eğitimden geçmem gerekiyor mu?

Zaman Önceliği: Vazifeyi başarmak için bir zaman kısıtlaması var mı ve bana verilen süre yeterli mi?

Hedefe doğru ilerleme; Vazifeyi yaparken, hedefe doğru ilerliyor muyum? Yoksa yerimde mi sayıyorum?

Alternatifim varmı?: Ben hastalandığımda veya ayrıldığımda yerimi dolduracak birisi var mı? Kendini test etme: Davranışlarım yapacağım vazifeye müsbet katkıda bulunuyor mu? Ayrıca davranışlarımın ekip çalışmasını aksatıcı yönleri var mı?

2- EKİBİ KURMA VE DEVAM ETTİRME:

Hedef: Ekip hedeflerini açık ve net şekilde anlayıp kabul etti mi?

Standartlar: Ekip üyeleri hangi performans standartlarında çalışacaklarını biliyorlar mı?

Emniyet Standartları: Emniyet standartlarına uyulmadığında ortaya çıkabilecek durumlar biliniyor mu?

Ekip Büyüklüğü: Heyetin büyüklüğü, yapılacak işe göre doğru seçilmiş mi?

Ekibin Üyeleri: Üyeler birbirleriyle uyumlu çalışabilecek insanlardan seçilmiş mi? Alt birimler oluşturmaya ihtiyaç var mı?

Ekip Ruhu: Ekipte “benlik” yerine biz ruhu var mı? “Biz”ruhunu geliştirmede maaşın dışında mükafat-mücazat sistemleri önemli bir rol oynayabilir mi?

Disiplin: Ekibe uygulanan disiplin kuralları makul mu? Onları uygulamada adaletli miyiz?

İstişare: Lider olarak karar alırken başkalarının fikirlerini dikkate alıyor muyum? Yeni fikirlere ve düşüncelere açık mıyım?

Bilgilendirme: Ekip üyelerine bilgilendirme düzenli olarak yapılıyor mu? Bilgilendirme yapılırken, mevcut planlardan, ilerlemelerden ve geleceğe dönük gelişmelerden bahsediliyor mu?

Grubu Anlatma: Yeri ve zamanı geldiğinde, grup ve başarıları anlatılıp takdim ediliyor mu?

Destek: Ekibin fertleri arasında sosyal bağlar var mı? Ekip üyeleri birbirlerini iş dışında da ziyaret ediyorlar mı? Her bir fert davranış ve tutumlarıyla grup kimliğinin gelişmesine katkıda bulunuyor mu?

3- FERDİN OLGUNLAŞMASI

Hedef: Fertlerin herbiri, hedefler konusunda mutabık kaldımı?

Moral Gücü: (Motivasyon) Her bir ferdin yeterli motivasyonu (moral gücü) var mı?

Katkı: Her bir fert, hedeflenen sonuca yapacağı katkının ehemmiyetini idrak etmiş mi?

Mesuliyet: Herbir fert açık ve net şekilde yapacağı işin ne olduğunu ve sorumluluklarını biliyor mu?

Yetki: Her fert yapacağı iş için makul yetkiye veya yetki-sorumluluk dengesine sahip mi?

Ön Eğitim: Her ferd, hem teknik açıdan hem de ekib üyesi açısından gerekli ön eğitimi alıp yeterlilik imtihanından geçti mi?

Başkalarını Kabullenme: Her fert arkadaşlarının yaptığı başarıları kabullenip onlarla övünebiliyor mu?

İlerleme: Her fert yaptığı işin kendisine bir ilerleme veya yükselme sağlayıp sağlamayacağını biliyor mu?

Performans: Her ferdin çalışma performansı izlenip değerlendiriliyor mu?

Mükafat: Her ferdin yaptığı iş, meslekî kapasite, tecrübe ve aldığı ücret arasında bir denge söz konusu mu?

Vazife: Herkes şahsiyetine ve durumuna göre, doğru bir iş veya rol edinmiş mi?

Şahsiyet: Ekipteki herbir şahsiyet, iyi biliniyor mu? Herbirinin diğerlerine benzeyen ve benzemeyen yönleri nelerdir?

Zaman Ayırma: Herbir ferdi dinleme veya ona danışma konusunda yeterli zaman ayrılıyor mu?

Emniyet: Herbir fert kendi geleceği ve iş güvenliği konusunda yeterince bilgi sahibi mi?

Değerlendirme: Herbir kişinin genel performansı yüzyüze tartışmalarda düzenli olarak değerlendiriliyor mu?

Yazımızı, manevî şirketler tesis etmede başarılı olmuş müteşebbis ruhlu insanlarımızın maddî şirketler ve ekipler kurarken de aynı başarıyı göstermeleri için, kendilerine yardımcı bir kaynak olmasını temenni ederek noktalıyoruz.

Dr. Selim ÇALDIRANLI
Sızıntı Dergisi

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: